Les responsables des services des administrations déconcentrées de Brazzaville ont été à l'école du savoir

Sous l'initiative de Pierre Séber ONANGA IBOKO, Préfet du Département de Brazzaville, dans le cadre de la Journée. Administrative de la Préfecture, il s'est tenu ce mercredi 26 avril 2023 dans la salle de conférences de l'hôtel de la Préfecture une session de d'information et de formation des responsables de ces entités administratives placée sous le thème: "Rédaction et Orientations sur les documents administratifs". Occasion au cours de laquelle, les participants ont été édifiés sur la rédaction des documents administratifs entre autres, le rapport d'activités, rapport circonstancié, procès-verbal administratif, compte-rendu, programme d'activités ainsi sue des orientations sur leur délai de transmission à la hiérarchie.

Pierre Séber ONANGA IBOKO, Préfet du Département de Brazzaville, prenant la parole dans son mot introductif a premièrement salué les participants qui ont répondu présent à son invitation avant de procéder à la présentation de l'orateur de la session, le Préfet Directeur Général de l'Administration du Territoire, Jacques ESSISSONGO.

Ce dernier dans sa communication subdivisée en trois parties à savoir : introduction, la pertinence des documents d'information ciblés, des orientations sur les délais de transmission des documents d'informations et une conclusion.

À l'entame de sa communication, il a fait savoir que le thème sur lequel qu'il va communiquer, renvoi à un principe fondateur. « Ce principe même qui fonde l'administration territoriale : la déconcentration. Dès lors, on peut comme cela, en fait quand nous parlons de la déconcentration, nos yeux se fixent sur un article, l'article premier de la loi n°3-2003 du 17 janvier 2003 fixant l'organisation administrative territoriale", a-t-il rappelé à l'auditoire. Poursuivant sa communication, il a indiqué que quand nous allons au fond, nous tombons sur la notion du de rapport de hiérarchique, lequel rapport introduit un lien que l'on pourrait qualifier de lien de subordination de l'administration préfectorale à l'administration centrale. C'est par là donc que l'autorité préfectorale exerce ses compétences de coordination et de supervision de l'ensemble des services déconcentrés de l'État implantés dans le département, bien entendu, conformément aux dispositions des articles 16 et 17 du décret n°2003-20 du 6 février 2003 portant fonctionnement des circonscriptions administratives territoriales. », a souligné l'orateur.

Comme vous pouvez le comprendre, l'efficience de la relation de subordination de l'administration locale à l'administration centrale d'une part et la bonne gouvernance des services déconcentrés de l'État sous l'impulsion du Préfet d'autre part, exige une fluidité de l'information administrative tous azimuts, de façon descendante et ascendante. Comme l'a prescrit le décret précité, en ses articles 5 "le préfet informe le gouvernement par voie de rapport général établi trimestriellement sur la situation de son département", article 21 la 1^er « le préfet est le point de passage de toutes correspondances échangées entre l'administration centrale et les services déconcentrés » et l'article 22: « les correspondances d'ordre technique ou de gestion courante adressées, par des services déconcentrés de l'État dans le département, aux collectivités locales sont acheminées sous le couvert du préfet". D'où l'intérêt de notre thème: Rédaction des documents d'information (rapport d'activités, rapport circonstancié, procès-verbal administratif, compte-rendu, programme d'activités) et orientations sur leur délai de transmission à la hiérarchie ».

De la pertinence des contenus des documents d'information ciblés, le conférencier indiqué que quand nous parlons des documents d'information, nous sommes dans l'administration, peu importe qu'elle soit ou non active. L'administration est fondée sur l'écrit ; tout simplement parce qu'on matière administrative, « on fait plus attention à ce que l'on écrit qu'à ce qu'on dit ». Cela signifie que la rédaction est au centre de toute activité administrative. Dès lors, l'administration, j'ajoute publique exige de ses agents un certain style de rédaction qui s'acquiert ou par la formation ou par la pratique quotidienne, mieux l'expérience.

"Alors, il faut en premier avoir la maitrise de la langue officielle (le français), ensuite la maîtrise du sujet ou de l'événement ou de la situation en examen. Pour se faire, l'agent public (responsable ou collaborateur commis à la tâche) se doit d'organiser sa pensée afin de présenter une logique d'expression et quelle que soit l'importance du sujet à traiter, il faut être concis. Voici les trois caractéristiques du style administratif à ne pas écarter: la bonne présentation (sobriété dans l'ordonnancement des éléments); la précision (clarté des idées); la concision (ne dire que ce qui est nécessaire)", a expliqué le Préfet Directeur Général de l'Administration du Territoire.

En ce qui concerne le rapport d'activité et le rapport trimestriel, l'orateur a expliqué aux participants que le rapport d'activités et le rapport trimestriel sont deux documents distincts qu'on devrait pas confondre. Le premier est une autoévaluation qui vous permet de rendre compte des tâches ou activités accomplies et non accomplies au cours de l'année. Mais ces tâches ou ces activités doivent au préalable être programmées conformément à vos attributions. Les attributions du préfet, du maire de commune, du sous-préfet, de l'administrateur-maire d'arrondissement et du secrétaire général découlent du 2003-20 du 6 février 2003 portant fonctionnement des circonscriptions administratives territoriales et des textes subséquents liés à l'exercice de la fonction. Les attributions des chefs des services déconcentrés de l'Etat découlent des textes spécifiques des structures déconcentrés. Ce sont des activités dites obligatoires pendant que d'autres peuvent être des activités ponctuelles (cas des réceptions ou des réunions organisées par d'autres structures ou entités administratives). Les activités ponctuelles on ne les programme pas. A l'évidence, le rapport d'activités se fonde sur un programme d'activités. Le programme d'activités est donc un document de pilotage qui présente les différentes actions à mener au cours d'un exercice annuel.

De ce fait, le programme d'activités tient compte des ressources humaines, matérielles et financières conjoncturelles de l'entité ou du service concerné. C'est le baromètre de l'élaboration du rapport annuel d'activités.

D'une manière générale, le programme d'activités peut se présenter sous la forme d'un tableau en sept (7) colonnes: le numéro d'ordre; le libellé des activités, actions ou tâches; les objectifs à atteindre; le contenu de chaque tâche; les indicateurs de performances; les périodes d'exécution; les services responsables (les exécutants).

S'agissant du second, le rapport trimestriel, le Préfet Jacques ESSISSONGO a fait savoir qu'il est institué par décret n°2003-20 du 6 février 2003 portant fonctionnement des circonscriptions administratives territoriales, e, son article 5 qui dispose:  "le préfet informe le gouvernement par voie de rapport général établi trimestriellement sur la  situation de son département".

Et étant entendu que l'article 5 sus évoqué fait état d'un rapport général sur la situation du département, il s'agit donc de la compilation des informations émanant de toutes les circonscriptions administratives territoriales (communes, districts, arrondissements et communautés urbaines) et de tous les services déconcentrés de l'Etat dans le département (santé, éducation, affaires sociales, police, gendarmerie, travaux publics, agriculture, élevage, eaux et forêts, mines, transports, etc.) y compris de ce qui est convenu d'appeler les services extérieurs de l'Etat.

En effet, l'article 5 à l'instar des articles 16 et 17 du même décret, met en exergue la notion de coordination de tous les services de l'Etat dévolue au préfet à l'exception de la justice et des forces armées congolaises.

A cet égard, le contenu du rapport trimestriel obéit aux dispositions de la circulaire n°0083 MID-CAB du 11 mai 2010 relative à l'élaboration du rapport trimestriel qui a prescrit au point 1, un sommaire détaillé en onze (11) chapitres. Je vous renvoie à l'annexe de ladite circulaire que vous connaissez bien. Il y a donc pour le rapport trimestriel un canevas à suivre.

Toutes les autorités administratives territoriales (préfets, maires de commune, sous-préfets, administrateurs-maires) et les responsables (secrétaires généraux), tous sont tenus de se conformer aux dispositions de cette circulaire.

Par ailleurs, à partir du rapport d'activités ou du rapport trimestriel, l'auteur peut susciter de la hiérarchie une décision ou une intervention des pouvoirs publics. Mais les deux doivent être précis, complets, bien construis et argumentés.

Pour le rapport circonstancié,  le Préfet Jacques ESSISSONGO en abordant ce point a expliqué que le rapport circonstancié se singularise du rapport d'activités ou trimestriel par le fait qu'il est censé traiter un cas particulier, une situation spécifique ou unique. Exemple: une rentrée scolaire, la survenue d'une catastrophe naturelle, d'une épidémie, un chef de village ou de quartier honni par ces pairs, un incendie ou un écroulement d'un bâtiment survenu dans un quartier d'un arrondissement, etc.). Alors, de telle situations doivent être absolument portées à la connaissance du supérieur hiérarchique par un rapport circonstancié.

Le rapport circonstancié est donc un exposé, qu'un inférieur doit faire à son supérieur hiérarchique pour rendre compte dans tous ses détails, dans toutes ses circonstances de la survenue d'un fait, d'un événement ou dune situation. Il est obligatoire à la survenance d'un fait. Si l'inférieur reste silencieux et que le supérieur en est informé par d'autres canaux, alors le supérieur sera tenu de demander à son inférieur de lui rendre compte. Mais éviter d'être alarmant au moment de faire la description de la situation à laquelle vous êtes appelé à rendre compte.

Exemple: "...La route entre la localité de...et celle de...est devenue comme un monstre auquel il faut faire attention...". C'est ce que nous lisons des rapports qui nous parviennent. Non c'est excessivement alarmant.

La rapport circonstancié se module en trois(3) parties:

-l'introduction: situer la problématique dans un contexte général ou historique, ou rappeler l'objet de la mission dont le rédacteur a été chargé;

-le développement: exposer les  idées en toute clarté, objectivité, impartialité et formuler une appréciation personnelle;

-la conclusion: proposer une solution découlant logique de la question ou de la situation traitée.

Sur le compte-rendu, le Préfet Jacques ESSISSONGO a fait savoir que le compte-rendu est un exposé des travaux d'une commission, d'une assemblée, des opérations de la tenue d'une session, d'une réunion, par une personne (un agent) ayant participé à l'activité. Le compte-rendu est un document administratif qui peut être rédigé de façon synthétique en ne soulignant que des idées essentielles ou de façon analytique. Lorsque le compte-rendu est rédigé de façon synthétique, il a tendance de prendre la forme d'un procès-verbal administratif en ressortant toutes les interventions des participants à la réunion considérée.

Le compte-rendu est rédigé de façon simple, sans règles précises; il peut être présenté sous la forme d'une lettre administrative. Pour le cas de compte-rendu de réunions, il est signé par le président et le secrétaire de la séance.